Van auditfile naar jaarrekening
Wat er in een XAF-auditfile staat en hoe daar een complete jaarrekening uit ontstaat.
Hoe het werkt
De auditfile bevat het volledige grootboek met alle mutaties van het boekjaar. Daarmee is het de meest complete bron voor een jaarrekening.
Uit die mutaties worden saldi berekend, rekeningen gerubriceerd en de modellen gevuld. Overtypen is nergens meer nodig.
- XAF is een open standaard die vrijwel elk Nederlands pakket exporteert
- Rekeningnummers en omschrijvingen sturen de rubricering
- Beginbalans en mutaties samen geven de eindsaldi
- Ontbrekende periodes worden gesignaleerd
Jaarrekening uit auditfile: de praktijk
U gebruikt de auditfile, of XAF, als basis voor uw jaarrekening. Dit bestand bevat een gedetailleerde weergave van uw financiële administratie en biedt een compleet overzicht van alle transacties en saldi. Het samenstellen van een jaarrekening uit deze gegevens vraagt om nauwkeurigheid en inzicht in de wettelijke vereisten.
Jaardossier verwerkt uw auditfile of saldibalans direct. U controleert de automatisch gegenereerde jaarrekening en publicatiestukken. Het deponeren van de jaarrekening gebeurt uiterlijk twaalf maanden na afloop van het boekjaar bij de Kamer van Koophandel via SBR. Dit is een verplichte stap voor veel ondernemingsvormen.
- De auditfile (XAF) of saldibalans is de bron voor de jaarrekening. U uploadt deze rechtstreeks in Jaardossier.
- Uw jaarrekening en publicatiestukken worden na upload automatisch gegenereerd. U controleert deze en past waar nodig aan.
- De grootteklasse van uw onderneming, bijvoorbeeld micro, klein, middelgroot of groot, wordt bepaald aan de hand van balanstotaal, netto-omzet en het gemiddeld aantal werknemers. Deze criteria worden over twee opeenvolgende boekjaren beoordeeld en bepalen de omvang van uw publicatieplicht.
- De definitieve jaarrekening deponeert u via SBR bij de Kamer van Koophandel. Dit gebeurt tijdig om mogelijke boetes te voorkomen.
Zo werkt Jaardossier
U doorloopt een vaste route van acht stappen. Uploaden, bedrijfsgegevens aanvullen, cijfers controleren en genereren. De tool bewaakt onderweg of de balans sluit en of de verplichte gegevens aanwezig zijn.
- Auditfile of saldibalans uploaden uit uw eigen boekhoudpakket
- Automatische rubricering volgens Titel 9 Boek 2 BW
- PDF voor uw dossier en een SBR-bestand voor de Kamer van Koophandel
- Optionele review door de Hoornsche Rekenkamer, het kantoor achter Jaardossier
Liever meteen uw eigen cijfers zien
Upload uw auditfile en bekijk het concept gratis. U betaalt pas bij het vrijgeven.
Rekenvoorbeeld: Vennootschapsbelasting en publicatieplicht
Stel, uw BV realiseert in boekjaar 2024 een winst van 250.000 euro. De vennootschapsbelasting voor 2025 bedraagt 19 procent over de eerste 200.000 euro winst. Over het bedrag daarboven, 50.000 euro, is dit 25,8 procent. De te betalen vennootschapsbelasting is dan 200.000 euro * 0,19 + 50.000 euro * 0,258 = 38.000 euro + 12.900 euro = 50.900 euro.
Voor de bepaling van de grootteklasse van uw BV gelden in boekjaar 2024 de volgende grenzen: balanstotaal van 4.500.000 euro, netto-omzet van 9.000.000 euro en gemiddeld 50 werknemers. Stel, uw BV heeft over de afgelopen twee boekjaren een balanstotaal van 3.000.000 euro, een netto-omzet van 7.000.000 euro en gemiddeld 40 werknemers. Dit betekent dat u de grenzen voor de middelgrote onderneming niet overschrijdt op twee opeenvolgende balansen.
Uw BV valt in de categorie kleine onderneming. Dit brengt een beperkte publicatieplicht met zich mee. U hoeft in dit geval niet de volledige jaarrekening te deponeren, maar volstaat met een verkorte balans en toelichting. Deze vereenvoudiging vermindert de administratieve lasten.
Dit voorbeeld illustreert hoe de winst en de grootteklasse de fiscale afdracht en publicatievereisten beïnvloeden. Voor een VOF, CV, eenmanszaak of maatschap wordt de winst belast bij de ondernemers via de inkomstenbelasting, niet via de vennootschapsbelasting.
Micro, klein of middelgroot
Hoeveel u moet publiceren hangt af van uw grootteklasse. Die volgt uit balanstotaal, netto-omzet en het gemiddeld aantal werknemers, gemeten over twee opeenvolgende boekjaren. U valt in een klasse zodra u aan twee van de drie criteria voldoet.
| Klasse | Balanstotaal | Netto-omzet | Werknemers |
|---|---|---|---|
| Micro (art. 2:395a BW) | tot 450.000 euro | tot 900.000 euro | minder dan 10 |
| Klein (art. 2:396 BW) | tot 7,5 miljoen euro | tot 15 miljoen euro | minder dan 50 |
| Middelgroot (art. 2:397 BW) | tot 25 miljoen euro | tot 50 miljoen euro | minder dan 250 |
| Groot | meer dan 25 miljoen euro | meer dan 50 miljoen euro | 250 of meer |
- Micro: een sterk verkorte balans met een minimale toelichting
- Klein: een verkorte balans met toelichting, geen winst- en verliesrekening in het openbare deel
- Middelgroot: uitgebreider model met toelichtingen, bestuursverslag en doorgaans een controleverklaring
Uw cijfers blijven van u
Jaardossier is een initiatief van de Hoornsche Rekenkamer. Uw bestanden en cijfers worden versleuteld opgeslagen op servers binnen de Europese Unie en zijn alleen toegankelijk voor uzelf.
Dossiers worden na twaalf maanden automatisch opgeruimd en u kunt uw gegevens op elk moment zelf verwijderen.
Veelgestelde vragen
- Wat is een auditfile en waarom is deze belangrijk voor mijn jaarrekening?
- Een auditfile, vaak in XAF-formaat, is een gestandaardiseerd digitaal bestand van uw boekhouding. Het bevat alle financiële transacties en saldi. Dit bestand is essentieel omdat het de basis vormt voor het automatisch genereren van uw jaarrekening in Jaardossier, waardoor u verzekerd bent van correcte en complete gegevens.
- Hoe bepaal ik de grootteklasse van mijn onderneming voor de publicatieplicht?
- De grootteklasse (micro, klein, middelgroot of groot) wordt bepaald door drie criteria: balanstotaal, netto-omzet en het gemiddeld aantal werknemers. U moet aan twee van de drie criteria voldoen, gemeten over twee opeenvolgende boekjaren. Jaardossier helpt u deze bepaling te maken op basis van de ingevoerde gegevens.
- Wat zijn de uiterste termijnen voor het deponeren van de jaarrekening?
- U dient uw jaarrekening uiterlijk twaalf maanden na afloop van het boekjaar te deponeren bij de Kamer van Koophandel. Dit gebeurt via Standard Business Reporting (SBR). Het niet tijdig deponeren kan leiden tot boetes of hoofdelijke aansprakelijkheid van bestuurders.
- Welke rol speelt de vennootschapsbelasting bij mijn jaarrekening?
- De vennootschapsbelasting is van toepassing op rechtspersonen zoals de BV en NV. De winst van uw onderneming, zoals gerapporteerd in de jaarrekening, vormt de basis voor de berekening van deze belasting. Voor het jaar 2025 bedraagt de vennootschapsbelasting 19 procent tot 200.000 euro winst en 25,8 procent daarboven.
- Kan ik Jaardossier gebruiken als mijn onderneming geen BV of NV is?
- Ja, u kunt Jaardossier ook gebruiken als u een eenmanszaak, VOF, CV of maatschap heeft. Hoewel deze ondernemingsvormen geen vennootschapsbelasting betalen, is het samenstellen van een gedegen jaaroverzicht voor de inkomstenbelasting van uw ondernemers essentieel. Jaardossier biedt u de mogelijkheid om een overzichtelijke jaarrekening te genereren voor uw fiscale aangifte.
- Wat als mijn pakket geen XAF levert?
- Dan volstaat een saldibalans met rekeningnummer, omschrijving en saldo.
- Bevat de auditfile privegegevens?
- De auditfile bevat administratiegegevens. Uw bestand wordt versleuteld opgeslagen binnen de EU en is alleen voor u toegankelijk.
- Moet ik verstand hebben van boekhouden?
- Nee. Als u een auditfile of saldibalans kunt aanleveren, doet Jaardossier de rubricering en de opmaak. Wij vragen alleen wat de tool niet kan weten, zoals aandelenkapitaal en personeelsomvang.
- Wat kost het?
- U betaalt per dossier en de prijs hangt af van uw grootteklasse. U ziet het bedrag vooraf en rekent pas af bij het vrijgeven van de definitieve versie.
Lees ook
Zie het met uw eigen cijfers
Upload uw auditfile en bekijk binnen enkele minuten het concept van uw jaarrekening.