Het opstellen van de jaarrekening automatiseren
Welke stappen van het jaarwerk zich lenen voor automatisering en welke niet.
Hoe het werkt
Jaarwerk bestaat uit vaste handelingen en uit oordeelsvorming. De vaste handelingen zijn te automatiseren: inlezen, rubriceren, optellen, opmaken en aanleveren.
Oordeelsvorming blijft mensenwerk: waardering van voorraad, continuiteit, voorzieningen en de vraag of het beeld klopt.
- Inlezen van de auditfile zonder overtypen
- Rubricering en modelkeuze op basis van grootteklasse
- Controle op sluitende balans en aansluiting van het resultaat
- Genereren van PDF en SBR in een handeling
Automatisering jaarrekening, hoe werkt dat
De jaarrekening vormt de financiële weergave van een boekjaar. Deze geeft inzicht in de financiële positie en prestaties van uw onderneming. Traditioneel is het opstellen hiervan een arbeidsintensief proces, vaak handmatig uitgevoerd of met behulp van complexe software die specialistische kennis vereist. Dit kan leiden tot hoge kosten en een aanzienlijke tijdsbesteding.
Automatisering van de jaarrekening stroomlijnt dit proces aanzienlijk. Door gebruik te maken van uw bestaande auditfile (XAF) of saldibalans, kunt u met Jaardossier efficiënt en nauwkeurig uw jaarrekening en de vereiste publicatiestukken samenstellen. Dit vermindert de kans op fouten en optimaliseert de voorbereiding op de deponering bij de Kamer van Koophandel.
- U genereert een auditfile (XAF) of saldibalans vanuit uw boekhoudpakket.
- Deze data importeert u direct in Jaardossier, waar het wordt omgezet naar de juiste structuur voor de jaarrekening.
- De tool genereert de concept-jaarrekening, inclusief toelichting en publicatiestukken, gebaseerd op de ingevoerde gegevens.
- U controleert de gegenereerde documenten en voert eventuele correcties of aanvullingen door.
- De definitieve jaarrekening is klaar voor deponering via SBR bij de Kamer van Koophandel.
De route in het kort
U levert uw cijfers aan, vult aan wat de tool niet uit de administratie kan halen en geeft daarna de stukken vrij. Tussentijds ziet u meteen waar iets niet klopt, zodat u nooit met een niet-sluitende balans verder gaat.
- Upload uit elk gangbaar boekhoudpakket
- Automatische indeling, met bevestiging bij twijfelgevallen
- PDF voor uw dossier, SBR-bestand voor de deponering
- Optioneel meelezen door de Hoornsche Rekenkamer
Liever meteen uw eigen cijfers zien
Upload uw auditfile en bekijk het concept gratis. U betaalt pas bij het vrijgeven.
Voorbeeld jaarrekening met automatisering
Stelt u zich voor dat u een BV heeft met een balanstotaal van 500.000 euro, een netto-omzet van 800.000 euro en gemiddeld 8 werknemers over twee opeenvolgende boekjaren. Op basis hiervan valt uw onderneming in de grootteklasse 'klein'. Dit betekent dat u de verkorte jaarrekening mag deponeren.
Uw jaarwinst vóór belasting bedraagt in 2025: 150.000 euro. Dit bedrag valt volledig binnen de eerste schijf voor de vennootschapsbelasting. De verschuldigde vennootschapsbelasting bedraagt dan 19% van 150.000 euro, wat neerkomt op 28.500 euro. Deze belasting geldt alleen voor rechtspersonen zoals uw BV.
Indien uw onderneming een eenmanszaak zou zijn, met dezelfde winst van 150.000 euro, dan wordt de winst belast via uw persoonlijke inkomstenbelasting, niet via vennootschapsbelasting.
Met Jaardossier genereert u uit uw auditfile automatisch een concept-jaarrekening en de publicatiestukken, inclusief de berekening van de winst en de vermelding van de vennootschapsbelasting indien van toepassing. Deze documenten zijn direct klaar voor deponering bij de Kamer van Koophandel via SBR, uiterlijk twaalf maanden na afloop van het boekjaar.
Wat uw omvang betekent voor de publicatie
De wet kent vier klassen. Welke voor u geldt, leest u af aan drie maatstaven: balanstotaal, netto-omzet en het gemiddeld aantal werknemers. De klasse staat vast zodra u twee boekjaren achtereen aan twee van die drie voldoet.
| Klasse | Balanstotaal | Netto-omzet | Werknemers |
|---|---|---|---|
| Micro (art. 2:395a BW) | tot 450.000 euro | tot 900.000 euro | minder dan 10 |
| Klein (art. 2:396 BW) | tot 7,5 miljoen euro | tot 15 miljoen euro | minder dan 50 |
| Middelgroot (art. 2:397 BW) | tot 25 miljoen euro | tot 50 miljoen euro | minder dan 250 |
| Groot | meer dan 25 miljoen euro | meer dan 50 miljoen euro | 250 of meer |
- Micro publiceert alleen een zeer beknopte balans
- Klein publiceert een verkorte balans met een korte toelichting
- Middelgroot publiceert het uitgebreide model, doorgaans met controleverklaring
Wie de tool maakt en wat er met uw gegevens gebeurt
Jaardossier komt van de Hoornsche Rekenkamer, een accountantskantoor. Uw administratie blijft binnen de Europese Unie, versleuteld opgeslagen en alleen voor u toegankelijk.
U bepaalt zelf wanneer u een dossier verwijdert, en anders gebeurt dat automatisch na twaalf maanden.
Veelgestelde vragen
- Wat is een auditfile (XAF) en waarom is deze belangrijk voor de automatisering?
- Een auditfile (XAF) is een gestandaardiseerd digitaal bestand dat alle financiële transacties van uw onderneming bevat, vaak direct te exporteren vanuit uw boekhoudpakket. Deze file vormt de basis voor de geautomatiseerde jaarrekening, omdat het alle benodigde gegevens gestructureerd aanlevert voor verwerking in Jaardossier.
- Welke rol speelt de grootteklasse van mijn onderneming bij het opstellen van de jaarrekening?
- De grootteklasse (micro, klein, middelgroot, groot) bepaalt de wettelijke eisen aan de inhoud en omvang van uw jaarrekening. Deze klasse wordt bepaald door balanstotaal, netto-omzet en het gemiddeld aantal werknemers, gemeten over twee opeenvolgende boekjaren. Een kleinere onderneming mag bijvoorbeeld een beperktere jaarrekening deponeren, wat minder werk oplevert.
- Hoe zit het met deponeren bij de Kamer van Koophandel?
- De deponering van uw jaarrekening bij de Kamer van Koophandel is wettelijk verplicht voor bepaalde rechtsvormen. Dit gebeurt via SBR (Standard Business Reporting) en moet uiterlijk twaalf maanden na afloop van het boekjaar plaatsvinden. Jaardossier levert de benodigde SBR-bestanden, zodat u direct kunt deponeren.
- Welke belastingregels gelden voor mijn jaarrekening?
- Voor rechtspersonen zoals een BV en NV is de vennootschapsbelasting van toepassing, met tarieven zoals 19% tot 200.000 euro winst en 25,8% daarboven (cijfers 2025). Bij een VOF, CV, eenmanszaak of maatschap wordt de winst direct belast bij de ondernemers via de inkomstenbelasting. Uw jaarrekening toont de winst, die als basis dient voor de belastingaangifte.
- Kan ik na het automatisch genereren nog wijzigingen aanbrengen in de jaarrekening?
- Ja, na het automatisch genereren van de concept-jaarrekening kunt u in Jaardossier de documenten controleren en waar nodig wijzigingen, correcties of aanvullingen aanbrengen. Dit zorgt ervoor dat de definitieve jaarrekening volledig aansluit bij uw administratie en wensen, voordat u deze deponeert.
- Hoeveel tijd bespaart automatisering?
- Dat hangt af van hoe schoon uw administratie is. Het opmaakwerk zelf gaat van uren naar minuten, het opschonen blijft.
- Kan ik het per jaar herhalen?
- Ja. Vanaf het tweede jaar worden de vergelijkende cijfers uit het vorige dossier overgenomen.
- Kan ik dit zonder accountant doen?
- Ja. U levert de auditfile of saldibalans aan en Jaardossier verzorgt de rubricering, de berekeningen en de opmaak. Wilt u toch meelezen laten doen, dan kan de Hoornsche Rekenkamer de stukken beoordelen.
- Hoe zit het met de prijs?
- U betaalt per dossier, afhankelijk van de grootteklasse. Het bedrag ziet u voordat u begint en betalen doet u pas bij het vrijgeven van de definitieve versie.
Lees ook
Zie het met uw eigen cijfers
Upload uw auditfile en bekijk binnen enkele minuten het concept van uw jaarrekening.