AI en de privacy van uw cijfers
Wat er met uw gegevens gebeurt als er AI in het proces zit.
Hoe het werkt
Bij AI in financiele software is de eerste vraag waar de gegevens heen gaan en of ze worden bewaard of hergebruikt.
Bij Jaardossier worden uw bestanden versleuteld opgeslagen binnen de Europese Unie en alleen gebruikt om uw eigen dossier op te stellen.
- Opslag binnen de EU
- Geen hergebruik van uw cijfers voor training
- Toegang alleen voor uzelf en eventueel uw kantoor
- Automatische verwijdering na twaalf maanden
AI en privacy: uw gegevens
Het gebruik van kunstmatige intelligentie (AI) in softwareoplossingen biedt diverse voordelen, waaronder efficiëntieverbetering en automatisering. Echter, met de inzet van AI rijzen ook belangrijke vragen omtrent de bescherming van persoonsgegevens en bedrijfsgevoelige informatie. Het waarborgen van privacy is een cruciaal aspect dat zorgvuldige overweging en strikte procedures vereist.
Jaardossier hanteert een benadering waarbij uw privacy en de veiligheid van uw financiële gegevens voorop staan, ongeacht de technologische ontwikkelingen. Dit betekent dat bij de eventuele toepassing van AI binnen onze processen, de bescherming van uw data de leidraad vormt. Dit omvat onder meer de keuze voor verwerking binnen de EU, anonimisering en de implementatie van robuuste beveiligingsprotocollen.
- Uw auditfile of saldibalans bevat bedrijfsinformatie, geen persoonsgegevens in de zin van de AVG.
- Jaardossier verwerkt uw financiële data uitsluitend voor het genereren van uw jaarrekening en publicatiestukken.
- Data wordt niet gebruikt voor het trainen van algemene AI-modellen, tenzij expliciet en aantoonbaar geanonimiseerd.
- Toegang tot uw gegevens is strikt beperkt tot geautoriseerd personeel en geautomatiseerde processen.
- Alle dataverwerking vindt plaats binnen de Europese Unie onder de AVG-regelgeving.
Zo werkt Jaardossier
U doorloopt een vaste route van acht stappen. Uploaden, bedrijfsgegevens aanvullen, cijfers controleren en genereren. De tool bewaakt onderweg of de balans sluit en of de verplichte gegevens aanwezig zijn.
- Auditfile of saldibalans uploaden uit uw eigen boekhoudpakket
- Automatische rubricering volgens Titel 9 Boek 2 BW
- PDF voor uw dossier en een SBR-bestand voor de Kamer van Koophandel
- Optionele review door de Hoornsche Rekenkamer, het kantoor achter Jaardossier
Liever meteen uw eigen cijfers zien
Upload uw auditfile en bekijk het concept gratis. U betaalt pas bij het vrijgeven.
Impact van grootteklasse
Stel, een BV heeft een balanstotaal van 300.000 euro, een netto-omzet van 600.000 euro en gemiddeld 8 werknemers over twee opeenvolgende boekjaren. Deze BV valt in de grootteklasse 'klein', aangezien zij aan twee van de drie criteria (balanstotaal, netto-omzet, aantal werknemers) voor de microklasse is ontsnapt, en onder de grenzen van de middenklasse blijft. De gegevens die u aanlevert via de auditfile worden gebruikt om de jaarrekening volgens de eisen voor een kleine onderneming op te stellen.
De privacy van de financiële data in deze auditfile is gewaarborgd. De omzet- en winstcijfers, hoewel van een 'kleine' onderneming, worden niet gebruikt voor andere doeleinden dan het genereren van het jaarverslag. Eventuele AI-toepassingen zouden enkel de consistentie van de cijfers controleren, zonder de data op te slaan of te hergebruiken voor generieke modeltraining.
Als deze BV in boekjaar 2025 een winst behaalt van 150.000 euro, dan valt de gehele winst onder het tarief van 19 procent vennootschapsbelasting, wat resulteert in 28.500 euro belasting. Wanneer de winst echter 250.000 euro bedraagt, dan is over de eerste 200.000 euro het tarief van 19 procent van toepassing (38.000 euro) en over de resterende 50.000 euro het tarief van 25,8 procent (12.900 euro), een totaal van 50.900 euro. Deze berekeningen zijn gebaseerd op de door u aangeleverde gegevens, waarbij de privacy gewaarborgd blijft.
Micro, klein of middelgroot
Hoeveel u moet publiceren hangt af van uw grootteklasse. Die volgt uit balanstotaal, netto-omzet en het gemiddeld aantal werknemers, gemeten over twee opeenvolgende boekjaren. U valt in een klasse zodra u aan twee van de drie criteria voldoet.
| Klasse | Balanstotaal | Netto-omzet | Werknemers |
|---|---|---|---|
| Micro (art. 2:395a BW) | tot 450.000 euro | tot 900.000 euro | minder dan 10 |
| Klein (art. 2:396 BW) | tot 7,5 miljoen euro | tot 15 miljoen euro | minder dan 50 |
| Middelgroot (art. 2:397 BW) | tot 25 miljoen euro | tot 50 miljoen euro | minder dan 250 |
| Groot | meer dan 25 miljoen euro | meer dan 50 miljoen euro | 250 of meer |
- Micro: een sterk verkorte balans met een minimale toelichting
- Klein: een verkorte balans met toelichting, geen winst- en verliesrekening in het openbare deel
- Middelgroot: uitgebreider model met toelichtingen, bestuursverslag en doorgaans een controleverklaring
Uw cijfers blijven van u
Jaardossier is een initiatief van de Hoornsche Rekenkamer. Uw bestanden en cijfers worden versleuteld opgeslagen op servers binnen de Europese Unie en zijn alleen toegankelijk voor uzelf.
Dossiers worden na twaalf maanden automatisch opgeruimd en u kunt uw gegevens op elk moment zelf verwijderen.
Veelgestelde vragen
- Hoe waarborgt Jaardossier mijn privacy bij het gebruik van AI?
- Jaardossier verwerkt uw gegevens uitsluitend voor de beoogde functionaliteit: het opstellen van uw jaarrekening. Eventuele AI-processen worden zo ontworpen dat uw specifieke, herleidbare financiële data niet wordt gebruikt voor het trainen van algemene modellen of gedeeld met derden, tenzij u daar expliciet toestemming voor geeft en de data geanonimiseerd is.
- Kan mijn financiële data worden gelekt door AI?
- De beveiliging van uw gegevens is onze prioriteit, ongeacht de onderliggende technologie. Jaardossier implementeert robuuste beveiligingsmaatregelen, versleuteling en toegangscontrole. Het risico op datalekken via AI-systemen wordt geminimaliseerd door deze systemen strikt te scheiden van persoonlijke data en ze alleen te laten opereren met geanonimiseerde of geaggregeerde informatie.
- Worden mijn gegevens gebruikt om AI-modellen te trainen?
- Nee, uw individuele, herleidbare financiële data wordt niet gebruikt om algemene AI-modellen te trainen. Eventuele analyses ter verbetering van de dienstverlening vinden plaats op basis van volledig geanonimiseerde en geaggregeerde data, waardoor herleidbaarheid naar uw onderneming onmogelijk is.
- Voldoet Jaardossier aan de AVG met betrekking tot AI?
- Jaardossier voldoet aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit betekent dat alle gegevensverwerking, inclusief eventueel AI-ondersteunde processen, plaatsvindt binnen de wettelijke kaders van de AVG. Dit omvat transparantie, doelbinding en de beveiliging van uw gegevens.
- Wie heeft toegang tot mijn data als AI wordt ingezet?
- Toegang tot uw financiële data is strikt beperkt tot geautoriseerd personeel en geautomatiseerde systemen die nodig zijn voor het genereren van uw jaarrekening. Eventuele AI-componenten verwerken de data binnen een beveiligde omgeving en hebben geen onafhankelijke toegang tot uw ruwe, herleidbare gegevens.
- Worden mijn gegevens gedeeld met derden?
- Nee, behalve waar dat nodig is om de dienst te leveren, zoals verwerking van de betaling.
- Kan ik mijn gegevens laten verwijderen?
- Ja. U kunt een dossier op elk moment zelf verwijderen.
- Moet ik verstand hebben van boekhouden?
- Nee. Als u een auditfile of saldibalans kunt aanleveren, doet Jaardossier de rubricering en de opmaak. Wij vragen alleen wat de tool niet kan weten, zoals aandelenkapitaal en personeelsomvang.
- Wat kost het?
- U betaalt per dossier en de prijs hangt af van uw grootteklasse. U ziet het bedrag vooraf en rekent pas af bij het vrijgeven van de definitieve versie.
Lees ook
Zie het met uw eigen cijfers
Upload uw auditfile en bekijk binnen enkele minuten het concept van uw jaarrekening.