Uw jaarrekening laten controleren met AI
Welke controles zich lenen voor automatisering en waar een mens naar moet kijken.
Hoe het werkt
Rekenkundige controles zijn goed te automatiseren: sluit de balans, sluit het resultaat aan, kloppen de vergelijkende cijfers en zijn er posten met een onmogelijk teken.
Inhoudelijke beoordeling is iets anders. Of een voorziening voldoende is of een debiteur inbaar, kan geen model bepalen.
- Balansvergelijking en aansluiting van het resultaat
- Signalering van negatieve activa en lege rubrieken
- Vergelijking met het voorgaande boekjaar
- Optionele beoordeling door de Hoornsche Rekenkamer
AI en uw Jaarrekening
De jaarrekening is een belangrijk document dat inzicht geeft in de financiële positie en resultaten van uw onderneming. U stelt deze op conform wettelijke vereisten en deponeert deze bij de Kamer van Koophandel via SBR, uiterlijk twaalf maanden na afloop van het boekjaar. Het controleren van dit document op consistentie en volledigheid is cruciaal.
Traditionele controles zijn tijdrovend en foutgevoelig. Met AI kunt u dit proces efficiënter en grondiger uitvoeren. AI-gestuurde analyses identificeert patronen en afwijkingen die u handmatig mogelijk over het hoofd ziet, wat bijdraagt aan de betrouwbaarheid van uw financiële verslaglegging.
- AI kan de volledigheid van uw transactiegegevens controleren door ontbrekende reeksen of ongebruikelijke sprongen te signaleren.
- De tool vergelijkt posten in de jaarrekening met de onderliggende auditfile of saldibalans op consistentie en nauwkeurigheid.
- AI detecteert afwijkingen in grootboekrekeningen en wijst op mogelijke posten die nadere aandacht vereisen.
- U ontvangt een overzicht van potentiële risico's en aandachtspunten, zoals onverwachte saldi of onlogische verhoudingen tussen posten.
Van administratie naar jaarrekening
De route bestaat uit acht overzichtelijke stappen: bestand aanleveren, bedrijfsgegevens aanvullen, de indeling nalopen en de stukken genereren. Onderweg controleert de tool of de balans op de cent sluit en of niets ontbreekt.
- Aanleveren met een auditfile, of anders met een saldibalans
- Rubricering volgens Titel 9 Boek 2 BW, met uw eigen rekeningschema
- Een verzorgde PDF plus het XBRL-bestand voor de Kamer van Koophandel
- Desgewenst een inhoudelijke review door de Hoornsche Rekenkamer
Liever meteen uw eigen cijfers zien
Upload uw auditfile en bekijk het concept gratis. U betaalt pas bij het vrijgeven.
Voorbeeld AI-analyse
Stel, uw eenmanszaak heeft een jaarrekening opgesteld. Uw balanstotaal is 90.000 euro, netto-omzet 150.000 euro en u heeft geen werknemers. U valt in de grootteklasse micro. Een AI-analyse van uw jaarrekening en onderliggende cijfers wijst op een ongebruikelijk hoog bedrag aan 'Reiskosten' in relatie tot de netto-omzet, met enkele uitschieters rond de feestdagen.
De AI vergelijkt deze post met historische data en sectorgemiddelden en markeert deze als een afwijking. U controleert handmatig de specificaties en ontdekt een administratieve fout waarbij privé-uitgaven onterecht als zakelijke reiskosten zijn geboekt. Dit voorbeeld illustreert hoe AI helpt bij het opsporen van inconsistenties.
Voor een BV met een balanstotaal van 2.500.000 euro, netto-omzet van 7.000.000 euro en gemiddeld 30 werknemers valt de onderneming in de grootteklasse middelgroot. De AI detecteert dat de 'Voorziening onderhoud' in de balans onvoldoende is voorzien, gebaseerd op de afschrijvingstermijnen van de bedrijfsmiddelen en de geplande onderhoudscyclus. Dit kan leiden tot een onjuiste winstbepaling.
Indien de winst voor belastingen van deze BV 300.000 euro bedraagt, dan zou de vennootschapsbelasting voor 2025 theoretisch 19 procent over 200.000 euro (38.000 euro) plus 25,8 procent over de resterende 100.000 euro (25.800 euro) zijn, totaal 63.800 euro. Het ontdekken van de onder voorziene onderhoudskosten door AI kan deze winst en daarmee de fiscale druk beïnvloeden, wat direct financiële gevolgen heeft. Dit is een vereenvoudigd rekenvoorbeeld.
Welke grootteklasse geldt voor u
De omvang van uw onderneming bepaalt hoeveel de wet van u vraagt. Balanstotaal, netto-omzet en het gemiddeld aantal werknemers zijn daarvoor de maatstaf, beoordeeld over twee opeenvolgende boekjaren. Voldoet u aan twee van de drie grenzen, dan valt u in die klasse.
| Klasse | Balanstotaal | Netto-omzet | Werknemers |
|---|---|---|---|
| Micro (art. 2:395a BW) | tot 450.000 euro | tot 900.000 euro | minder dan 10 |
| Klein (art. 2:396 BW) | tot 7,5 miljoen euro | tot 15 miljoen euro | minder dan 50 |
| Middelgroot (art. 2:397 BW) | tot 25 miljoen euro | tot 50 miljoen euro | minder dan 250 |
| Groot | meer dan 25 miljoen euro | meer dan 50 miljoen euro | 250 of meer |
- Bij micro blijft de publicatie beperkt tot een sterk ingekorte balans
- Bij klein publiceert u een verkorte balans met toelichting, zonder het resultaat
- Bij middelgroot komen er toelichtingen, een bestuursverslag en meestal een controleverklaring bij
Zorgvuldig met uw administratie
Achter Jaardossier staat de Hoornsche Rekenkamer. Alles wat u aanlevert staat versleuteld op Europese servers en niemand anders kan bij uw dossier.
Na twaalf maanden ruimt de tool een dossier automatisch op, en u kunt zelf eerder verwijderen wanneer u wilt.
Veelgestelde vragen
- Hoe kan AI fouten opsporen in mijn jaarrekening?
- AI-algoritmen analyseren grote datasets van uw financiële administratie. Zij identificeren patronen, inconsistenties en afwijkingen die afwijken van normale bedrijfsvoering of wettelijke normen. Dit omvat onder andere het controleren op logische verbanden en de volledigheid van uw gegevens.
- Vervangt AI de accountant bij het controleren van de jaarrekening?
- Nee, AI fungeert als een ondersteunende tool. Het automatiseert routinematige controles en markeert potentiële problemen. De expertise en het oordeel van een accountant blijven essentieel voor complexe vraagstukken, interpretatie van de bevindingen en compliance met specifieke regelgeving.
- Welke financiële gegevens heeft Jaardossier nodig om mijn jaarrekening met AI te controleren?
- Jaardossier gebruikt primair uw auditfile (XAF) of saldibalans, die u uploadt. Deze bestanden bevatten de gedetailleerde grootboekmutaties en saldi die nodig zijn voor een grondige AI-analyse. Zonder deze gegevens is een diepgaande controle niet mogelijk.
- Wat gebeurt er als de AI inconsistenties vindt in mijn jaarrekening?
- Als de AI inconsistenties detecteert, ontvangt u een gedetailleerd rapport met de bevindingen. Dit rapport wijst u op specifieke posten of transacties die uw aandacht vereisen. U kunt dan zelf de onderliggende documentatie controleren en waar nodig correcties aanbrengen, voordat u de jaarrekening definitief vaststelt.
- Werkt de AI van Jaardossier ook voor alle grootteklassen van ondernemingen?
- Ja, de AI-functionaliteit van Jaardossier is toepasbaar voor ondernemingen van elke grootteklasse: micro, klein, middelgroot en groot. De focus ligt op de consistentie en correctheid van de ingeleverde financiële gegevens, ongeacht de specifieke eisen voor de deponering van de jaarrekening die per grootteklasse kunnen verschillen.
- Is dit een accountantscontrole?
- Nee. Een wettelijke controle en een controleverklaring kunnen alleen door een accountant worden gedaan.
- Wat gebeurt er bij een gesignaleerde fout?
- U ziet waar het verschil zit en kunt de gegevens aanpassen voordat u de stukken vrijgeeft.
- Is boekhoudkennis nodig om hiermee te werken?
- Niet echt. Kunt u een auditfile of saldibalans uit uw pakket halen, dan neemt Jaardossier de indeling en de opmaak over. Alleen gegevens die niet in de administratie staan, zoals het geplaatste kapitaal en het aantal werknemers, vraagt de tool aan u.
- Wat betaal ik voor een dossier?
- De prijs hangt af van uw grootteklasse en geldt per dossier. Het bedrag staat vooraf vast en u rekent pas af op het moment dat u de definitieve stukken vrijgeeft.
Lees ook
Zie het met uw eigen cijfers
Upload uw auditfile en bekijk binnen enkele minuten het concept van uw jaarrekening.