Jaarrekening in Excel of met software
Waarom Excel het opmaken lijkt te vereenvoudigen en waar het bij deponeren spaak loopt.
Waar het verschil zit
In Excel houdt u alles in eigen hand, maar u bouwt ook alles zelf: het model, de vergelijkende cijfers, de controles en de opmaak.
Het grootste probleem zit aan het eind. De Kamer van Koophandel wil een SBR-bestand, en dat maakt Excel niet.
Excel of gespecialiseerde software
De keuze tussen Excel en gespecialiseerde software voor uw jaarrekening is bepalend voor de efficiëntie en nauwkeurigheid van uw financiële verslaglegging. Hoewel Excel flexibiliteit biedt voor diverse berekeningen, mist het vaak de specifieke functionaliteiten die nodig zijn voor een correcte opstelling en deponering van uw jaarstukken.
Gespecialiseerde software, zoals Jaardossier, is specifiek ontworpen om u door dit proces te leiden. Het automatiseert complexe stappen en waarborgt dat uw publicatiestukken voldoen aan de wettelijke eisen van de Kamer van Koophandel. Dit minimaliseert de kans op fouten en verhoogt de betrouwbaarheid van uw deponering via SBR.
- Excel vereist handmatige invoer en controle, wat foutgevoelig is en veel tijd kan kosten.
- Gespecialiseerde software automatiseert de conversie van uw auditfile (XAF) of saldibalans naar de benodigde publicatieformaten.
- De grootteklassebepaling (micro, klein, middelgroot, groot) kan in Excel handmatig worden berekend, terwijl software dit proces stroomlijnt.
- De deponering via SBR bij de Kamer van Koophandel is met software direct mogelijk, zonder tussenkomst van conversies of externe tools.
- Excel biedt geen ingebouwde validatie of controlemogelijkheden voor de wettelijke vereisten van een jaarrekening.
Naast elkaar
| Excel | Jaardossier | |
|---|---|---|
| Model volgens de wet | Zelf bouwen | Ingebouwd |
| Sluitende balans | Zelf controleren | Geblokkeerd bij verschil |
| Vergelijkende cijfers | Handmatig | Uit vorig dossier of upload |
| SBR of XBRL | Niet mogelijk | Wordt gegenereerd |
| Foutgevoeligheid | Hoog bij overtypen | Rechtstreeks uit de auditfile |
Effect van belasting in voorbeeld
Stel u heeft een BV met een balanstotaal van 300.000 euro, een netto-omzet van 600.000 euro en gemiddeld 8 werknemers. Uw winst voor belasting bedraagt 180.000 euro. Deze cijfers, gemeten over twee opeenvolgende boekjaren, plaatsen uw BV in de grootteklasse 'klein'.
Bij het opstellen van de jaarrekening in Excel dient u handmatig de vennootschapsbelasting te berekenen en op te nemen. Voor 2025 is de vennootschapsbelasting 19 procent tot 200.000 euro winst. In dit voorbeeld bedraagt de berekende belasting 19 procent van 180.000 euro, wat neerkomt op 34.200 euro.
Een fout in deze berekening, bijvoorbeeld door het gebruik van een verkeerd tarief of een invoerfout, kan leiden tot een onjuiste jaarrekening en mogelijke correcties van de Belastingdienst. Gespecialiseerde software automatiseert deze berekening en integreert deze correct in uw financiële overzichten.
Liever meteen uw eigen cijfers zien
Upload uw auditfile en bekijk het concept gratis. U betaalt pas bij het vrijgeven.
Wat betekent dit voor u
Excel is prima om te rekenen en te analyseren. Voor de definitieve stukken en de deponering is het geen praktische route.
Wie toch in Excel werkt, kan de saldibalans exporteren en die in Jaardossier inlezen.
De route in het kort
U levert uw cijfers aan, vult aan wat de tool niet uit de administratie kan halen en geeft daarna de stukken vrij. Tussentijds ziet u meteen waar iets niet klopt, zodat u nooit met een niet-sluitende balans verder gaat.
- Upload uit elk gangbaar boekhoudpakket
- Automatische indeling, met bevestiging bij twijfelgevallen
- PDF voor uw dossier, SBR-bestand voor de deponering
- Optioneel meelezen door de Hoornsche Rekenkamer
Wie de tool maakt en wat er met uw gegevens gebeurt
Jaardossier komt van de Hoornsche Rekenkamer, een accountantskantoor. Uw administratie blijft binnen de Europese Unie, versleuteld opgeslagen en alleen voor u toegankelijk.
U bepaalt zelf wanneer u een dossier verwijdert, en anders gebeurt dat automatisch na twaalf maanden.
Veelgestelde vragen
- Kan ik mijn auditfile (XAF) of saldibalans direct in Excel importeren voor verwerking?
- U kunt de gegevens uit een auditfile of saldibalans vaak exporteren naar een Excel-compatibel formaat. Echter, de structuur en classificatie die nodig zijn voor een jaarrekening voldoen dan nog niet aan de wettelijke eisen. Handmatige bewerking is noodzakelijk om de gegevens bruikbaar te maken.
- Hoe waarborg ik de juistheid van de grootteklassebepaling in Excel?
- De grootteklassebepaling in Excel vereist handmatige controle van uw balanstotaal, netto-omzet en gemiddeld aantal werknemers, gemeten over twee opeenvolgende boekjaren. U dient zelf formules in te stellen die deze grenzen correct toepassen. Een kleine fout in de input kan leiden tot een verkeerde classificatie.
- Welke risico's loop ik bij het deponeren van een jaarrekening opgesteld in Excel?
- De deponering bij de Kamer van Koophandel verloopt via SBR. Een Excel-document is niet direct geschikt voor SBR-deponering. U zult handmatig de gegevens moeten overzetten naar een SBR-compatibel formaat of een externe tool moeten gebruiken. Dit vergroot de kans op fouten en afkeuringen.
- Is het mogelijk om de vennootschapsbelastingberekening volledig te automatiseren in Excel?
- U kunt Excel-formules gebruiken om de vennootschapsbelasting te berekenen op basis van de geldende tarieven en winstgrenzen. Dit vereist echter handmatig onderhoud van deze tarieven en formules, vooral bij wijzigingen zoals de Vpb-tarieven van 2025. Software doet dit automatisch en actueel.
- Hoe verschilt de verwerking van winst voor eenmanszaken en BV's bij gebruik van Excel?
- Voor een BV berekent u vennootschapsbelasting in Excel op basis van de winst en tarieven. Bij een eenmanszaak, VOF, CV of maatschap wordt de winst in Excel bepaald, maar de belastingheffing (inkomstenbelasting) vindt plaats bij de ondernemers zelf en is geen onderdeel van de jaarrekening van de entiteit. Dit vereist een ander type financiële verslaglegging en aandacht voor de fiscale aspecten.
- Kan ik mijn Excel-saldibalans gebruiken?
- Ja. Een bestand met rekeningnummer, omschrijving en saldo volstaat. Jaardossier rubriceert de rekeningen en bouwt daarmee de balans en de winst- en verliesrekening op.
- Waarom kan Excel geen SBR-bestand maken?
- SBR is een gestandaardiseerd XBRL-formaat met een vaste taxonomie. Elk bedrag moet aan een voorgeschreven element zijn gekoppeld, en dat vraagt om software die de taxonomie kent.
- Kan ik dit zonder accountant doen?
- Ja. U levert de auditfile of saldibalans aan en Jaardossier verzorgt de rubricering, de berekeningen en de opmaak. Wilt u toch meelezen laten doen, dan kan de Hoornsche Rekenkamer de stukken beoordelen.
- Hoe zit het met de prijs?
- U betaalt per dossier, afhankelijk van de grootteklasse. Het bedrag ziet u voordat u begint en betalen doet u pas bij het vrijgeven van de definitieve versie.
Lees ook
Zelf proberen kost niets
Maak een gratis account, upload uw cijfers en beslis daarna pas of u de stukken vrijgeeft.