Jaarrekening maken uit Exact Online
Exact Online is een veelgebruikt online boekhoudpakket voor mkb en accountantskantoren. Met de export uit dit pakket maakt u in Jaardossier een complete jaarrekening en publicatiestukken.
Exporteren uit Exact Online
Aanleveren kan met XAF-auditfile of een saldibalans als CSV.
- Open de administratie en ga naar het onderdeel met financiele overzichten
- Kies de export van de auditfile financieel en selecteer het volledige boekjaar
- Download het XAF-bestand en bewaar het lokaal
- Upload het bestand in stap 1 van Jaardossier
Exact Online en uw jaarrekening
De jaarrekening vormt de financiële weergave van uw bedrijf over het afgelopen boekjaar. Als u Exact Online gebruikt voor uw boekhouding, is deze software de bron voor de benodigde gegevens. Deze gegevens kunt u via een auditfile, ook wel XAF-bestand genoemd, exporteren uit uw administratie. Dit bestand bevat de financiële mutaties en saldi die de basis vormen voor het opstellen van uw jaarrekening en publicatiestukken.
Jaardossier verwerkt deze auditfile direct tot een concept-jaarrekening en de bijbehorende publicatiestukken. Dit proces zorgt ervoor dat de cijfers die u in Exact Online heeft vastgelegd, correct worden overgezet naar de wettelijk vereiste documenten. Zo kunt u met minimale inspanning voldoen aan uw deponeringsplicht en inzicht krijgen in de financiële stand van zaken van uw onderneming.
- U exporteert de auditfile (XAF) direct uit uw Exact Online administratie.
- Deze auditfile bevat alle relevante grootboekmutaties en saldi voor de jaarrekening.
- Jaardossier importeert en analyseert de XAF-file om uw financiële overzicht te genereren.
- De grootteklasse van uw onderneming wordt automatisch bepaald op basis van de cijfers uit Exact Online.
- De opgestelde jaarrekening is een directe weerspiegeling van uw Exact Online boekhouding.
- U kunt de gegenereerde jaarrekening controleren en indienen bij de Kamer van Koophandel.
Waar u bij dit pakket op let
- Exporteer pas nadat alle periodes zijn afgesloten, anders ontbreken boekingen
- Bij meerdere administraties per onderneming exporteert u per administratie
- De grootboekindeling van Exact wordt automatisch herkend en gerubriceerd
Rekenvoorbeeld grootteklasse en belasting
Stel, uw BV heeft in 2024 een balanstotaal van 350.000 euro, een netto-omzet van 800.000 euro en gemiddeld 8 werknemers. In 2023 waren deze cijfers respectievelijk 320.000 euro, 750.000 euro en 7 werknemers. Voor het bepalen van de grootteklasse moet u aan twee van de drie criteria voor een bepaalde klasse voldoen over twee opeenvolgende boekjaren.
Voor een micro-onderneming zijn de grenzen: balanstotaal 350.000 euro, netto-omzet 700.000 euro en 10 werknemers. Uw BV overschrijdt in beide jaren de grens voor de netto-omzet. Daardoor valt uw bedrijf niet in de micro-klasse. Voor een kleine onderneming zijn de grenzen: balanstotaal 7.500.000 euro, netto-omzet 15.000.000 euro en 50 werknemers. Uw BV voldoet aan alle drie de criteria voor de kleine klasse, dus valt uw onderneming in de grootteklasse 'klein'.
Indien deze BV in 2025 een winst behaalt van 250.000 euro, dan wordt de vennootschapsbelasting als volgt berekend: over de eerste 200.000 euro is het tarief 19 procent, wat neerkomt op 38.000 euro. Over de resterende 50.000 euro (250.000 euro - 200.000 euro) is het tarief 25,8 procent, wat 12.900 euro bedraagt. De totale vennootschapsbelasting voor deze BV is dan 50.900 euro. Dit voorbeeld dient ter illustratie van de berekeningswijze en de invloed van de grootteklasse.
Een VOF met twee vennoten met elk een winst van 125.000 euro zou geen vennootschapsbelasting betalen, omdat de VOF geen rechtspersoon is. De winst wordt direct belast bij de ondernemers in de inkomstenbelasting, ieder over zijn of haar deel van 125.000 euro. De tarieven en schijven van de inkomstenbelasting zijn dan van toepassing, afhankelijk van hun totale persoonlijke inkomen.
Liever meteen uw eigen cijfers zien
Upload uw auditfile en bekijk het concept gratis. U betaalt pas bij het vrijgeven.
De route in het kort
U levert uw cijfers aan, vult aan wat de tool niet uit de administratie kan halen en geeft daarna de stukken vrij. Tussentijds ziet u meteen waar iets niet klopt, zodat u nooit met een niet-sluitende balans verder gaat.
- Upload uit elk gangbaar boekhoudpakket
- Automatische indeling, met bevestiging bij twijfelgevallen
- PDF voor uw dossier, SBR-bestand voor de deponering
- Optioneel meelezen door de Hoornsche Rekenkamer
Wat uw omvang betekent voor de publicatie
De wet kent vier klassen. Welke voor u geldt, leest u af aan drie maatstaven: balanstotaal, netto-omzet en het gemiddeld aantal werknemers. De klasse staat vast zodra u twee boekjaren achtereen aan twee van die drie voldoet.
| Klasse | Balanstotaal | Netto-omzet | Werknemers |
|---|---|---|---|
| Micro (art. 2:395a BW) | tot 450.000 euro | tot 900.000 euro | minder dan 10 |
| Klein (art. 2:396 BW) | tot 7,5 miljoen euro | tot 15 miljoen euro | minder dan 50 |
| Middelgroot (art. 2:397 BW) | tot 25 miljoen euro | tot 50 miljoen euro | minder dan 250 |
| Groot | meer dan 25 miljoen euro | meer dan 50 miljoen euro | 250 of meer |
- Micro publiceert alleen een zeer beknopte balans
- Klein publiceert een verkorte balans met een korte toelichting
- Middelgroot publiceert het uitgebreide model, doorgaans met controleverklaring
Wie de tool maakt en wat er met uw gegevens gebeurt
Jaardossier komt van de Hoornsche Rekenkamer, een accountantskantoor. Uw administratie blijft binnen de Europese Unie, versleuteld opgeslagen en alleen voor u toegankelijk.
U bepaalt zelf wanneer u een dossier verwijdert, en anders gebeurt dat automatisch na twaalf maanden.
Veelgestelde vragen
- Hoe exporteer ik een auditfile uit Exact Online?
- U kunt de auditfile exporteren via de menufunctie voor data-export in Exact Online. Zoek naar de optie 'Auditfile' of 'XAF-bestand' binnen uw administratie. Zorg ervoor dat u het juiste boekjaar selecteert voor de export.
- Is de jaarrekening die Jaardossier maakt identiek aan de cijfers in Exact Online?
- De jaarrekening baseert zich op de exacte cijfers die u via de auditfile uit Exact Online aanlevert. Jaardossier verwerkt deze data conform de wettelijke eisen tot een concept-jaarrekening, waardoor de financiële weergave nauw aansluit bij uw administratie.
- Welke gegevens uit Exact Online zijn nodig voor de jaarrekening?
- Alle grootboekrekeningen en de bijbehorende mutaties en saldi over het gehele boekjaar zijn nodig. De auditfile omvat deze complete set aan financiële gegevens. Het is van belang dat uw administratie in Exact Online volledig en correct is afgesloten.
- Kan ik de jaarrekening die Jaardossier maakt direct deponeren?
- Ja, nadat u de gegenereerde jaarrekening heeft gecontroleerd en definitief gemaakt, kunt u deze via de SBR-module van Jaardossier direct deponeren bij de Kamer van Koophandel. Dit moet uiterlijk twaalf maanden na afloop van het boekjaar gebeuren.
- Welke grootteklasse geldt voor mijn onderneming als ik Exact Online gebruik?
- De grootteklasse van uw onderneming, zoals micro, klein, middelgroot of groot, wordt bepaald door balanstotaal, netto-omzet en gemiddeld aantal werknemers over twee opeenvolgende boekjaren. Deze cijfers haalt Jaardossier direct uit de auditfile van Exact Online en bepaalt zo automatisch de juiste klasse.
- Welk bestand moet ik uit Exact Online halen?
- Bij voorkeur de auditfile. Lukt dat niet, dan volstaat een saldibalans met rekeningnummer, omschrijving en saldo. Aanleveren kan met XAF-auditfile of een saldibalans als CSV.
- Moet ik mijn rekeningschema aanpassen?
- Nee. De rubricering kijkt naar rekeningnummer en omschrijving samen, dus een eigen schema wordt ook herkend.
- Kan ik dit zonder accountant doen?
- Ja. U levert de auditfile of saldibalans aan en Jaardossier verzorgt de rubricering, de berekeningen en de opmaak. Wilt u toch meelezen laten doen, dan kan de Hoornsche Rekenkamer de stukken beoordelen.
- Hoe zit het met de prijs?
- U betaalt per dossier, afhankelijk van de grootteklasse. Het bedrag ziet u voordat u begint en betalen doet u pas bij het vrijgeven van de definitieve versie.
Lees ook
Van Exact Online naar een deponeringsklare jaarrekening
Upload uw export en bekijk direct het concept, inclusief sluitende balans en SBR-bestand.