Wat is auditfile?
Een gestandaardiseerd exportbestand met de volledige financiële administratie, meestal in XAF-formaat.
Uitleg
De auditfile bevat het grootboek, de journaalposten en de saldi. Vrijwel elk Nederlands boekhoudpakket kan het bestand exporteren.
Jaardossier leest de auditfile in en rubriceert de rekeningen automatisch naar de posten van de jaarrekening.
Auditfile: De Basis voor Uw Jaarrekening
De auditfile, ook wel XAF genoemd, is een gestandaardiseerd digitaal bestand. Het bevat een geëxporteerd overzicht van de financiële transacties en saldi uit uw boekhoudsysteem. Dit formaat is specifiek ontworpen om de uitwisseling van financiële gegevens tussen verschillende softwarepakketten te vereenvoudigen.
Het doel van een auditfile is om transparantie en controleerbaarheid te bevorderen. U kunt hiermee een gedetailleerd beeld van uw administratie geven, zonder dat de ontvanger toegang nodig heeft tot uw volledige boekhoudpakket. Dit maakt de auditfile een cruciaal document voor het opstellen van uw jaarrekening en eventuele fiscale aangiften.
- De auditfile vormt de basis voor het automatisch genereren van uw jaarrekening met Jaardossier.
- U exporteert de auditfile rechtstreeks uit uw eigen boekhoudsoftware, zoals Exact Online, AFAS of AccountView.
- Het XAF-formaat garandeert dat alle relevante financiële data, inclusief details van grootboekmutaties, aanwezig zijn.
- Controleer de volledigheid van uw auditfile voordat u deze importeert, om inconsistenties te voorkomen.
Auditfile in Jaardossier
Jaardossier verwerkt auditfile automatisch in de jaarrekening, op basis van uw auditfile of saldibalans. U hoeft de post niet zelf te berekenen of over te typen.
Liever meteen uw eigen cijfers zien
Upload uw auditfile en bekijk het concept gratis. U betaalt pas bij het vrijgeven.
Voorbeeld: Jaarrekening met Auditfile
Stel u heeft een BV met een balanstotaal van 300.000 euro en een netto-omzet van 600.000 euro. Het gemiddeld aantal werknemers bedraagt 5. Op basis van deze cijfers valt uw onderneming in de grootteklasse 'klein', gezien over twee opeenvolgende boekjaren.
Uit de auditfile van uw boekhoudsysteem importeert u de gegevens in Jaardossier. De software verwerkt deze informatie tot een concept jaarrekening. Hieruit blijkt een winst vóór belasting van 250.000 euro.
De vennootschapsbelasting voor 2025 wordt dan berekend. Over de eerste 200.000 euro winst betaalt u 19 procent, wat neerkomt op 38.000 euro. Over de resterende 50.000 euro betaalt u 25,8 procent, wat 12.900 euro is. De totale vennootschapsbelasting bedraagt in dit voorbeeld 50.900 euro.
Deze jaarrekening, inclusief de berekende belasting, kan vervolgens via Jaardossier worden geconverteerd naar SBR-formaat voor deponering bij de Kamer van Koophandel. Dit dient uiterlijk twaalf maanden na afloop van het boekjaar te gebeuren.
Uw cijfers blijven van u
Jaardossier is een initiatief van de Hoornsche Rekenkamer. Uw bestanden en cijfers worden versleuteld opgeslagen op servers binnen de Europese Unie en zijn alleen toegankelijk voor uzelf.
Dossiers worden na twaalf maanden automatisch opgeruimd en u kunt uw gegevens op elk moment zelf verwijderen.
Veelgestelde vragen
- Wat is het verschil tussen een auditfile en een saldibalans?
- Een saldibalans geeft een overzicht van de eindsaldi van alle grootboekrekeningen. De auditfile bevat naast deze saldi ook gedetailleerde informatie over alle individuele transacties die tot die saldi hebben geleid. De auditfile biedt dus een veel uitgebreidere data set.
- Kan ik een auditfile handmatig aanpassen?
- Nee, de auditfile is een geëxporteerd bestand en is niet bedoeld om handmatig aan te passen. Eventuele correcties of wijzigingen in de financiële gegevens dienen altijd in uw oorspronkelijke boekhoudsysteem te gebeuren. Daarna exporteert u een nieuwe, bijgewerkte auditfile.
- Welke grootboekrekeningen worden opgenomen in een auditfile?
- De auditfile omvat alle grootboekrekeningen die in uw boekhoudsysteem aanwezig zijn. Dit betreft zowel balansrekeningen als winst- en verliesrekeningen. Ook de specificaties van de transacties per rekening zijn doorgaans in de auditfile opgenomen.
- Is een auditfile verplicht voor alle ondernemingen?
- Nee, het gebruik van een auditfile is niet wettelijk verplicht voor alle ondernemingen. Echter, bij een eventuele belastingcontrole of voor het opstellen van een jaarrekening is het wel een zeer praktisch en efficiënt hulpmiddel. Veel boekhoudsoftware biedt de mogelijkheid tot het genereren van een auditfile.
- Hoe exporteer ik een auditfile uit mijn boekhoudsysteem?
- De exportfunctionaliteit voor een auditfile varieert per boekhoudsysteem. Meestal vindt u deze optie onder 'Rapporten', 'Export' of 'Audit' binnen uw software. Raadpleeg de handleiding van uw specifieke boekhoudpakket voor de exacte stappen.
- Wat betekent auditfile in het kort?
- Een gestandaardiseerd exportbestand met de volledige financiële administratie, meestal in XAF-formaat.
- Moet ik verstand hebben van boekhouden?
- Nee. Als u een auditfile of saldibalans kunt aanleveren, doet Jaardossier de rubricering en de opmaak. Wij vragen alleen wat de tool niet kan weten, zoals aandelenkapitaal en personeelsomvang.
- Wat kost het?
- U betaalt per dossier en de prijs hangt af van uw grootteklasse. U ziet het bedrag vooraf en rekent pas af bij het vrijgeven van de definitieve versie.
Lees ook
Zelf uw jaarrekening maken
Van auditfile naar deponeringsklare stukken, zonder dat u de theorie hoeft te kennen.