Hoe lang moet ik mijn administratie bewaren?
De fiscale bewaarplicht is zeven jaar. Voor gegevens over onroerende zaken geldt tien jaar.
Het antwoord
De fiscale bewaarplicht is zeven jaar. Voor gegevens over onroerende zaken geldt tien jaar.
Digitale opslag mag, mits de gegevens leesbaar en controleerbaar blijven.
Administratie bewaren: de termijnen
Een gedegen administratie vormt de ruggengraat van uw onderneming. Het correct bijhouden en bewaren ervan is niet alleen essentieel voor uw bedrijfsvoering, maar ook een wettelijke verplichting. De Belastingdienst stelt eisen aan de bewaartermijn van uw administratie, en het niet voldoen hieraan kan consequenties hebben.
Deze pagina licht toe welke termijnen gelden voor verschillende onderdelen van uw administratie. U krijgt inzicht in de specifieke vereisten, zodat u uw administratie conform de regelgeving kunt inrichten. Dit draagt bij aan een soepele bedrijfsvoering en voldoet aan uw wettelijke plichten.
- De basisbewaartermijn voor uw administratie is zeven jaar.
- Bewaartermijn van tien jaar geldt voor gegevens over onroerende zaken, zoals aankoop- en verkoopovereenkomsten.
- Loonadministratie moet u eveneens zeven jaar bewaren, inclusief loonstroken en jaaropgaven.
- Digitaliseer uw papieren administratie om ruimte te besparen, mits de echtheid en integriteit van de digitale kopieën gewaarborgd zijn.
- Zorg voor een back-upstrategie voor uw digitale administratie om verlies te voorkomen.
Zo werkt Jaardossier
U doorloopt een vaste route van acht stappen. Uploaden, bedrijfsgegevens aanvullen, cijfers controleren en genereren. De tool bewaakt onderweg of de balans sluit en of de verplichte gegevens aanwezig zijn.
- Auditfile of saldibalans uploaden uit uw eigen boekhoudpakket
- Automatische rubricering volgens Titel 9 Boek 2 BW
- PDF voor uw dossier en een SBR-bestand voor de Kamer van Koophandel
- Optionele review door de Hoornsche Rekenkamer, het kantoor achter Jaardossier
Liever meteen uw eigen cijfers zien
Upload uw auditfile en bekijk het concept gratis. U betaalt pas bij het vrijgeven.
Impact van bewaartermijn op grootteklasse
Stel, een BV heeft in boekjaar 2024 een balanstotaal van 350.000 euro, een netto-omzet van 750.000 euro en een gemiddeld aantal van 8 werknemers. In boekjaar 2023 waren deze cijfers respectievelijk 320.000 euro, 700.000 euro en 7 werknemers. Omdat de cijfers in beide jaren onder de grenzen van een micro-onderneming blijven (balanstotaal 350.000 euro, netto-omzet 700.000 euro, 10 werknemers), is dit een voorbeeld van een micro-onderneming. De Jaarrekening van deze BV hoeft alleen een balans te publiceren bij de Kamer van Koophandel via SBR, uiterlijk twaalf maanden na afloop van het boekjaar.
Een micro-onderneming moet haar volledige administratie gedurende de wettelijke termijnen bewaren. Dit geldt onafhankelijk van de grootteklasse. De jaarlijkse winst van deze BV, bijvoorbeeld 150.000 euro in 2024, valt binnen de eerste schijf van de vennootschapsbelasting. De belasting hierover, 19 procent, bedraagt 28.500 euro. Deze belastingaangifte en de onderliggende administratie moeten zeven jaar bewaard blijven.
Als de BV in 2025 een winst realiseert van 250.000 euro, dan wordt over de eerste 200.000 euro 19 procent belasting betaald, wat neerkomt op 38.000 euro. Over het resterende bedrag van 50.000 euro wordt 25,8 procent belasting betaald, wat neerkomt op 12.900 euro. De totale vennootschapsbelasting voor 2025 bedraagt dan 50.900 euro. Ook deze volledige administratie, inclusief de berekeningen die tot deze winst leiden, dient conform de bewaartermijnen van zeven jaar bewaard te worden.
Uw cijfers blijven van u
Jaardossier is een initiatief van de Hoornsche Rekenkamer. Uw bestanden en cijfers worden versleuteld opgeslagen op servers binnen de Europese Unie en zijn alleen toegankelijk voor uzelf.
Dossiers worden na twaalf maanden automatisch opgeruimd en u kunt uw gegevens op elk moment zelf verwijderen.
Veelgestelde vragen
- Wat is de algemene bewaartermijn voor mijn administratie?
- De algemene bewaartermijn voor uw basisadministratie is zeven jaar. Dit omvat onder andere uw grootboek, inkoop- en verkoopadministratie, bankafschriften en contracten. Zorg ervoor dat alle relevante documenten gedurende deze periode beschikbaar zijn voor inzage.
- Zijn er uitzonderingen op de zevenjaarstermijn?
- Ja, voor bepaalde onderdelen van uw administratie geldt een afwijkende termijn. Gegevens over onroerende zaken, zoals aankoop- en verkoopovereenkomsten, moet u bijvoorbeeld tien jaar bewaren. Raadpleeg de specifieke richtlijnen van de Belastingdienst voor een volledig overzicht.
- Moet ik mijn loonadministratie apart bewaren?
- De loonadministratie valt ook onder de zevenjarige bewaartermijn. Dit betekent dat u loonstaten, jaaropgaven en contracten van medewerkers gedurende deze periode moet archiveren. Dit is van belang voor eventuele controles en toekomstige referentie.
- Mag ik mijn administratie digitaal bewaren?
- U mag uw administratie digitaal bewaren, mits de authenticiteit en integriteit van de documenten gewaarborgd zijn. Zorg ervoor dat de digitale bestanden leesbaar en controleerbaar zijn gedurende de gehele bewaartermijn. Een goed georganiseerd digitaal archief bespaart ruimte en tijd.
- Wat zijn de gevolgen als ik mijn administratie niet lang genoeg bewaar?
- Het niet voldoen aan de wettelijke bewaartermijn kan leiden tot een omkering van de bewijslast door de Belastingdienst. Dit betekent dat u moet bewijzen dat uw aangiften correct zijn. Bovendien kunnen boetes worden opgelegd, wat financiële en administratieve gevolgen heeft.
- Hoe lang moet ik mijn administratie bewaren?
- De fiscale bewaarplicht is zeven jaar. Voor gegevens over onroerende zaken geldt tien jaar. Digitale opslag mag, mits de gegevens leesbaar en controleerbaar blijven.
- Moet ik verstand hebben van boekhouden?
- Nee. Als u een auditfile of saldibalans kunt aanleveren, doet Jaardossier de rubricering en de opmaak. Wij vragen alleen wat de tool niet kan weten, zoals aandelenkapitaal en personeelsomvang.
- Wat kost het?
- U betaalt per dossier en de prijs hangt af van uw grootteklasse. U ziet het bedrag vooraf en rekent pas af bij het vrijgeven van de definitieve versie.
Lees ook
Direct beginnen
Maak een gratis account aan en bekijk uw eigen cijfers in het model van de jaarrekening.